Check Estate
Diseño de una PWA para la gestión y validación de actas de arriendo en terreno.
Las pantallas de este caso son recreaciones hechas para el portafolio. Los archivos originales pertenecen a la empresa y no puedo publicarlos. La estructura, los flujos y las decisiones de diseño son los del producto real.
Descripción
Check Estate es una aplicación web progresiva (PWA) enfocada en centralizar y estructurar las inspecciones de Check-In (Entrega) y Check-Out (Recepción) de propiedades en arriendo. El proyecto aborda de raíz un problema crítico en la industria: las constantes disputas entre corredores, propietarios y arrendatarios al término de un contrato debido al estado de la unidad y la devolución de la garantía.
A través de una interfaz móvil diseñada para el uso ágil en terreno, la aplicación permite a los ejecutivos registrar el estado de cada área mediante flujos flexibles, adjuntar evidencia multimedia in situ y capturar firmas digitales con validez legal inmediata. Esta solución no solo digitalizó un proceso que antes era tedioso y propenso a errores, sino que generó un valor de negocio tan alto que pasó de ser un módulo secundario a empaquetarse como un software comercial autónomo.
Rol
Diseñador UX/UI / Producto
Equipo
1 PM, 2 desarrolladores, 1 diseñador (yo)
El problema
El proceso tradicional de entrega de propiedades en arriendo se realiza mediante actas en papel o formatos de Word propensos a errores. Los principales puntos de fricción detectados en la investigación fueron:
- Falta de transparencia: Disputas constantes entre arrendadores y arrendatarios al término del contrato por daños no verificables.
- Incompatibilidad y desorden: Fotos de evidencia dispersas en chats de WhatsApp o correos, difíciles de asociar a un inventario específico.
- Lentitud operativa: Los corredores independientes pierden horas rellenando plantillas manuales en terreno.
La solución
El objetivo fue diseñar una solución digital que centralizara y validara el estado de las propiedades en terreno de manera ágil y transparente. El reto principal consistía en diseñar una PWA móvil optimizada para el contexto operativo del ejecutivo, permitiéndole registrar la evidencia de forma rápida, flexible y con validación legal inmediata directamente desde el dispositivo.
El proceso de diseño
1. Entendimiento y Feedback de Usuarios
Participé junto al Product Manager en sesiones de investigación con usuarios reales (corredores e inspectores). El feedback inicial fue contundente: el proceso actual era tedioso y propenso a errores. Los usuarios necesitaban una herramienta que no entorpeciera su recorrido físico por la propiedad.
2. Flexibilidad y Eficiencia UI
Para la PWA móvil, diseñé una interfaz limpia, con campos reducidos al mínimo y botones adaptados al uso en movimiento. Atendiendo al comportamiento real del inspector en terreno, definí un flujo no lineal: el usuario puede registrar primero la lectura del agua, pasar al estado de la cocina y volver al baño en el orden que prefiera. Sin embargo, el sistema exige completar obligatoriamente todas las secciones críticas antes de permitir el cierre técnico del acta.
3. Cierre de Brechas: Carga de Evidencia y Firma Digital
Diseñé un flujo simple de pocos clics para capturar y adjuntar archivos multimedia como evidencia fotográfica de cada área. Para otorgar validez legal instantánea y evitar disputas posteriores, integré una sección de firma digital directamente en el dispositivo móvil para que ambas partes (ejecutivo y arrendatario) validaran el acta in situ. Al finalizar, el sistema compila la información en un PDF automatizado que se envía por correo electrónico.
4. Conexión con el Backoffice
Además de la aplicación móvil, diseñé la interfaz del módulo de administración dentro de Pop Estate. Desde aquí, el administrador gestiona la logística de los Check-In y Check-Out y puede auditar la comparación del estado de la propiedad (campo por campo) una vez finalizados los procesos.
Resultados
De módulo interno a producto
Check Estate nació como una funcionalidad dentro de Pop Estate y operó así cerca de dos años. Después de mi salida, la empresa lo empaquetó y lo lanzó como producto independiente para corredores.
El acta dejó de ser papel
Antes: formulario impreso o en Word, fotos repartidas entre WhatsApp y correo, y una firma que llegaba días después. Ahora: el acta se completa en terreno, la evidencia queda adjunta a cada área, ambas partes firman en el momento y el PDF sale antes de que el ejecutivo deje la propiedad.
La disputa dejó de ser palabra contra palabra
El problema del negocio nunca fue llenar el acta: era el desacuerdo al devolver la garantía, cuando ninguna de las partes podía probar en qué estado se entregó la propiedad. Cada inspección deja hoy un documento firmado por ambas partes, con evidencia fechada y asociada a cada área.